Entgelttransparenz 2026: HR-Prozesse rechtssicher gestalten

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie trat im Dezember 2023 in Kraft und markiert einen Wendepunkt für die Lohngerechtigkeit in Europa. Unternehmen im DACH-Raum müssen bis zur nationalen Umsetzung der Richtlinie interne Prozesse anpassen, um Auskunftsansprüche von Mitarbeitenden zu Gehaltsstrukturen zu erfüllen. Besonders betroffen sind Organisationen mit komplexen HR- und Payroll-Systemen, da die Richtlinie eine nahtlose Datenintegration für transparente Analysen vorschreibt. Die größte Hürde liegt dabei nicht in der Anpassung von Entgeltstrukturen selbst, sondern in der Vereinheitlichung fragmentierter Systemlandschaften. ^[2]

In Deutschland wird das bestehende Entgelttransparenzgesetz 2026 verschärft, um den Anforderungen der EU-Richtlinie gerecht zu werden. Kernelemente sind erweiterte Berichtspflichten für Unternehmen ab einer bestimmten Beschäftigtenzahl sowie Sanktionen bei Verstößen. Die Gesetzesnovelle zielt darauf ab, geschlechtsspezifische Lohnlücken systematisch zu erfassen und zu schließen. Für HR-Teams bedeutet dies, dass sie nicht nur Gehaltsdaten sammeln, sondern auch Prozesse zur Bewertung gleichwertiger Arbeit implementieren müssen. Tarifverträge im DACH-Raum bieten hier bereits Referenzrahmen, die als Orientierung dienen können. ^[2][3]

Österreich setzt die EU-Richtlinie auf Basis des bestehenden Gleichbehandlungsgesetzes um, das seit Jahrzehnten die Grundlage für gleiche Entlohnung bildet. Die neuen Vorgaben erweitern die Pflichten für Unternehmen, insbesondere bei der Durchführung betrieblicher Gehaltsanalysen. Im Gegensatz zu Deutschland und Österreich unterliegt die Schweiz nicht direkt der EU-Gesetzgebung, doch das nationale Gleichstellungsgesetz verpflichtet Unternehmen ab einer bestimmten Größe bereits seit einigen Jahren zu Lohnanalysen. Diese Unterschiede im DACH-Raum erfordern von HR-Teams eine länderspezifische Anpassung der Compliance-Prozesse. ^[4]

Die Umsetzung der Richtlinie stellt Unternehmen vor technische und organisatorische Herausforderungen. Viele Organisationen im DACH-Raum nutzen komplexe HR-Systeme, die eine einheitliche Datenbasis für Gehaltsbenchmarks erschweren. HR-Tech-Anbieter wie Mercer oder Kienbaum bieten zwar Tools für Pay-Equity-Analysen an, doch die Integration in bestehende Systeme erfordert oft erhebliche Anpassungen. Zudem müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse nicht nur rechtssicher, sondern auch nachvollziehbar für Mitarbeitende sind. Dies gilt insbesondere für die Bewertung von Tätigkeiten mit gleichem Wert, die über klassische Stellenprofile hinausgeht. ^[2][5][6]

Die Erwartungen von Arbeitnehmer:innen an Gehaltstransparenz sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Bewerber:innen fordern zunehmend klare Angaben zu Vergütungsstrukturen bereits in Stellenausschreibungen. Unternehmen, die diese Transparenz nicht bieten, riskieren nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch Reputationsschäden. Gleichzeitig zeigt die Praxis, dass viele Organisationen zwar Gehaltsbenchmarks nutzen, aber nur wenige über standardisierte Prozesse für Entgelttransparenz verfügen. Dies führt zu Inkonsistenzen bei der Gehaltsfindung und erhöht das Risiko von Compliance-Verstößen. ^[3]

Für HR-Teams im DACH-Raum bedeutet die Umsetzung der Richtlinie eine strategische Neuausrichtung. Neben der technischen Integration von HR-Systemen müssen sie interne Berichtsstrukturen aufbauen, die eine regelmäßige Überprüfung der Gehaltsgerechtigkeit ermöglichen. Besonders kritisch ist die Schulung von Führungskräften, die für die Umsetzung der neuen Vorgaben verantwortlich sind. Zudem sollten Unternehmen frühzeitig prüfen, inwieweit bestehende Tarifverträge oder betriebliche Vereinbarungen als Referenz für transparente Vergütungsstrukturen dienen können. Die Zeit bis zur verbindlichen Umsetzung 2026 sollte genutzt werden, um Prozesse schrittweise anzupassen. ^[1][2]

Die rechtssichere Umsetzung der Entgelttransparenz erfordert eine strukturierte Herangehensweise. HR-Teams sollten zunächst eine Bestandsaufnahme der bestehenden Gehaltsstrukturen und HR-Systeme durchführen, um Lücken in der Datenintegration zu identifizieren. Anschließend gilt es, klare Prozesse für die Bewertung gleichwertiger Arbeit zu definieren und diese in die Gehaltsfindung zu integrieren. Externe Beratung kann helfen, Compliance-Risiken zu minimieren und die Akzeptanz bei Mitarbeitenden zu erhöhen. Langfristig zahlt sich die Investition in transparente Vergütungssysteme aus, da sie nicht nur rechtliche Sicherheit bieten, sondern auch die Arbeitgeberattraktivität stärken. ^[1][5]